Sicherheit und Vertraulichkeit I MeetingZone
 

MeetingZone Privacy Statement

MeetingZone ist der Einhaltung des Datenschutzgesetzes sowie der Datenschutz-Grundverordnung der EU zum Schutz personenbezogener Daten wie auch der Beachtung der Grundsätze der Datensicherheit bei der Konfiguration unseres Dienstleistungsangebots verpflichtet. Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung und unserer Handhabung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unser Compliance-Team:

Auf dem Postweg: Security Team, Floor 5 and 6, Churchill House, 17 Churchill Way, Cardiff, CF10 2HH Per E-Mail: security@meetingzone.com

Welche Daten werden erfasst und verarbeitet?

Als Voraussetzung für den Abschluss einer Vereinbarung mit MeetingZone erfassen, speichern und nutzen wir Elemente Ihrer personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist vertraglich vorgesehen und wird von MeetingZone vorgeschrieben, damit das Unternehmen Ihr Konto verwalten und Ihnen die Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stellen kann, die Sie von uns angefordert haben.

Wenn Sie sich an MeetingZone wenden, um unser Dienstleistungsangebot in Anspruch zu nehmen, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung für die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenn Sie diese Einwilligung und/oder die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verweigern, kann dies bedeuten, dass wir den Vertrag nicht erfüllen können. Dies wiederum hätte eine Einstellung unserer Dienstleistungen zur Folge.

Wenn Sie Dienstleistungen von MeetingZone in Anspruch nehmen, benötigen wir gewöhnlich die folgenden Angaben von Ihnen:

  • Ihren Namen
  • Ihre dienstliche E-Mail-Adresse
  • Eine Telefonnummer zur Kontaktaufnahme
  • Sonstige von MeetingZone benötigten personenbezogenen Daten

Wir werden ferner jede Telefon-, E-Mail- oder sonstige elektronische Kommunikation mit Ihnen zu Schulungszwecken überwachen, aufzeichnen, speichern und nutzen, sodass wir Ihre uns erteilten Anweisungen nachprüfen und die Qualität unseres Customer Service verbessern können. Keine der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen einholen, werden an Ziele außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen.

Wir können zudem die folgenden Daten über Ihre Person erfassen und verarbeiten:

  • Informationen, die Sie uns unter bestimmten Umständen zur Verfügung stellen, etwa wenn Sie Dienstleistungen von uns anfordern oder uns ein Problem in Verbindung mit unserer Website melden.
  • Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, behalten wir eventuell einen Nachweis dieser Korrespondenz.

Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich zur direkten Kontaktaufnahme mit Ihnen, um die von uns angebotenen Dienstleistungen zu besprechen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten besteht normalerweise darin, dass dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist.

IP-Adressen

Zur Systemverwaltung und Weitergabe zusammengefasster Daten an unsere Werbeagentur können wir Informationen über Ihren Computer einholen, darunter, falls verfügbar, Ihre IP-Adresse, Ihr Betriebssystem und die Art Ihres Browsers. Dabei handelt es sich um statistische Daten über das Browsing-Verhalten und die Browsing-Muster unserer Benutzer; einzelne Personen werden nicht identifiziert.

Diese Website verwendet Cookies – kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer abgelegt werden, damit die Website bessere Benutzererfahrungen bieten kann. Generell werden Cookies zum Speichern bevorzugter Benutzereinstellungen und von bestimmten Daten, wie etwa bei der Anfrage einer Testversion, sowie zum Bereitstellen anonymisierter Tracking-Daten an externe Anwendungen wie Google Analytics bereitgestellt. Im Allgemeinen ermöglichen Cookies bessere Nutzererfahrungen beim Navigieren auf Websites. Auf Wunsch können Sie Cookies auf dieser und anderen Websites aber auch deaktivieren; um die größtmögliche Wirkung zu erzielen, sollten Sie das direkt in Ihrem Browser vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, im Hilfeabschnitt Ihres Browsers nachzusehen oder die Website About Cookies aufzusuchen, auf der Sie hilfreiche Hinweise für alle modernen Browser finden werden.

Wir können mithilfe von Cookies (Dateien, die uns von Ihrem Computer oder einem anderen Zugangsgerät übermittelt werden) auch Informationen über Sie speichern; wir können diese Cookies dann aufrufen, wenn Sie unsere Website das nächste Mal besuchen. Wir tun dies, um Ihnen eine optimale Benutzererfahrungen bieten zu können. Falls Sie bereits auf Ihrem Computer befindliche Cookies löschen möchten, beachten Sie bitte die entsprechende Anleitung für Ihre Dateiverwaltungssoftware, die beschreibt, wie Sie die Datei bzw. das Verzeichnis auffinden können, in dem Cookies gespeichert werden. Informationen über das Löschen von Cookies oder das Steuern ihres Verhaltens stehen auf www.AboutCookies.org zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Ihnen durch das Löschen unserer Cookies oder das Deaktivieren zukünftiger Cookies bestimmte Bereiche oder Funktionen unserer Website eventuell nicht mehr zur Verfügung stehen werden.

Wozu wir die Daten nutzen

Wir nutzen Ihre Daten für folgendes:

  • wenn MeetingZone von einem Dritten übernommen oder gekauft wurde; in diesem Fall sind die von MeetingZone gespeicherten Daten über seine Kunden Teil des übertragenen Sachvermögens;
  • wenn wir zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind, um einer entsprechenden gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, oder um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von MeetingZone, unserer Kunden oder anderer Personen zu schützen. Dazu gehört auch der Austausch von Informationen mit anderen Unternehmen und Organisationen zum Schutz vor Betrug und zur Minderung des Kreditrisikos,

Sie haben das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Werbezwecken zu nutzen. In der Regel informieren wir Sie (bevor wir Ihre Daten erfassen), wenn wir eine derartige Nutzung Ihrer Daten beabsichtigen oder vorhaben, Ihre Daten Dritten zu diesem Zweck bekannt zu geben. Sie können jederzeit Ihr Recht ausüben, eine derartige Verarbeitung zu verhindern, indem Sie per E-Mail unter security@meetingzone.com oder telefonisch unter +44 20 2002 2200 mit uns Kontakt aufnehmen.

Unsere Website kann gelegentlich Links zu und von den Websites unserer Partnernetzwerke, Anzeigenkunden und verbundenen Unternehmen enthalten. Wenn Sie einem Link zu diesen Websites folgen, beachten Sie bitte, dass diese Sites ihren eigenen Datenschutzerklärungen unterliegen und dass wir keine Verantwortung oder Haftung für diese Erklärungen übernehmen. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärungen, bevor Sie diesen Websites irgendwelche personenbezogene Daten zur Verfügung stellen.

Zugang zu Daten

Das Datenschutzgesetz gewährt Ihnen das Recht auf den Zugang zu gespeicherten Daten über Ihre Person. Ihr Zugangsrecht kann in Übereinstimmung mit dem Gesetz geltend gemacht werden. Sie können Informationen unter der E-Mail-Adresse security@meetingzone.com oder telefonisch unter + 44 20 2002 2200 anfordern.

Änderungen an unseren Richtlinien

Alle von uns in Zukunft vorgenommenen Änderungen an unserer Datenschutzerklärung und unseren Cookie-Richtlinien werden auf dieser Seite veröffentlicht. Gegebenenfalls werden Sie ferner per E-Mail darüber informiert.

Direktwerbung

Falls Sie sich zum Bezug der von uns versandten Direktwerbung entschieden haben, nutzen wir Ihre Daten, um Sie über von uns angebotene Produkte und Dienstleistungen zu informieren, die für Sie von Interesse sein könnten.

Wenn Ihr Computer diese Funktion unterstützt, wird uns in der Regel eine Bestätigung zugeschickt, wenn Sie eine E-Mail von MeetingZone öffnen. Auf diese Weise können wir unsere E-Mails interessanter und relevanter gestalten. Sie haben das Recht, den weiteren Bezug unserer Direktwerbung jederzeit abzulehnen. Beachten Sie dazu die Abmeldeanleitung unten in der jeweiligen Werbemitteilung, oder schicken Sie eine E-Mail an marketing@meetingzone.com.

Links zu Websites von externen Anbietern und/oder weiteren Dritten

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung nur für MeetingZone gilt und dass wir für Informationen, die von Dritten bereitgestellt oder erhoben werden, weder verantwortlich sind noch sie unserer Kontrolle unterliegen. Dazu gehören beispielsweise auch Websites Dritter, für die unsere Website Links und Bannerwerbung enthält. Da sich diese Websites unserer Kontrolle entziehen, sind Sie für die Durchsicht und Einhaltung der Datenerklärungen dieser Websites Dritter verantwortlich, um sicherzustellen, dass sie den anwendbaren Datenschutzvorschriften genügen.

Für welche Zeiträume werden die Daten gespeichert?

MeetingZone verpflichtet sich, nach Möglichkeit Maßnahmen zu ergreifen, um alle personenbezogenen Daten, die für den ursprünglichen Zweck ihrer Erfassung oder Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, zu löschen. Sie werden auch gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung in ihre Verarbeitung und Speicherung widerrufen.

Generell gilt: Wenn Sie einen Vertrag mit MeetingZone abschließen oder vorbereitende Maßnahmen für einen solchen Vertragsabschluss getroffen haben, speichern wir die Daten für einen Zeitraum von sieben Jahren, um unsere allgemeinen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Rechtsansprüche geltend zu machen oder uns gegen diese zu verteidigen.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht, personenbezogene Daten zu „sperren“ oder ihre Löschung oder Entfernung zu beantragen, um eine weitere Verarbeitung zu verhindern. Das Recht auf Löschung wird auch als „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet. Unter den folgenden besonderen Umständen können Sie das Löschen oder Entfernen personenbezogener Daten anfordern:

  • wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
  • wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen;
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und es keine vorrangigen berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung gibt;
  • wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig (d. h. unter Verstoß gegen die DSGVO) verarbeitet wurden;
  • wenn die personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gelöscht werden müssen.
  • Wenn eine Löschung wegen bestimmter rechtlicher, gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungsfristen nicht möglich ist oder unverhältnismäßige Anstrengungen erfordert oder ihren rechtmäßigen Interessen abträglich ist, werden die Daten gesperrt, aber nicht gelöscht.

Weitergabe von Daten an andere Verantwortliche und Auftragsverarbeiter

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von MeetingZone nehmen Ihren Datenschutz ernst, und die von uns gespeicherten Daten über Ihre Person sind vertraulich. Wir geben diese Informationen nur dann außerhalb von MeetingZone weiter, wenn:

  • Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben;
  • dies für die Erfüllung einer Vereinbarung/eines Vertrags erforderlich ist;
  • fachkundiger Rat (z. B. eine Rechtsberatung) eingeholt werden muss;
  • wir oder andere ein Verbrechen untersuchen oder verhindern müssen (z. B. durch die Weitergabe von Daten an Betrugspräventionsbehörden);
  • dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist;
  • eine regulatorische oder sonstige staatliche Behörde dies beantragt oder erfordert, auch ohne Ihre Einwilligung;
  • gegenüber der Öffentlichkeit eine Verpflichtung zur Preisgabe der Informationen besteht.
Betrugsprävention

Wenn Sie uns unrichtige oder unzuverlässige Informationen zur Verfügung stellen und ein Betrug (jeglicher Art) festgestellt wird, werden die entsprechenden Details an die Betrugspräventionsbehörden weitergeleitet. Wir und andere Unternehmen bzw. Organisationen können diese Daten auch weitergeben, aufrufen und nutzen, um Betrugshandlungen und Geldwäsche zu verhindern, z. B. beim:

  • Verwalten von Darlehens- und darlehensbezogenen Konten oder Einrichtungen,
  • Eintreiben von Forderungen,
  • Prüfen von Angaben, die uns im Zuge der Geschäftstätigkeit mit uns eventuell zur Verfügung gestellt werden

Darüber hinaus können diese Daten auch von Polizei- bzw. Strafverfolgungsbehörden aufgerufen und genutzt werden.

Schutz Ihrer Daten

Um Ihre von MeetingZone erhobenen personenbezogenen Daten vor einer versehentlichen oder vorsätzlichen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff durch Unbefugte zu schützen, werden unsere technischen und unternehmensspezifischen Sicherheitsvorkehrungen im Rahmen unserer Technologieentwicklung fortlaufend verbessert. Darüber hinaus sind unsere Mitarbeiter, Subunternehmer und unser Support-Personal zur Wahrung der Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet.

Jeder Zugriff auf in unserem Unternehmen gespeicherte Daten erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung. Durch Verwendung der aktuellsten Firewall-Systeme bieten wir den bestmöglichen Schutz Ihrer Daten. Unsere Website wie auch unser internes Customer Management System (CMS) ist mit einem SSL/TSL (Secure Sockets Layer/ Transport Layer Security)-Protokoll verschlüsselt. Die dem Branchenstandard entsprechende SSL-Verschlüsselung wird von Millionen von Websites zum Schutz ihrer Online-Transaktionen mit ihren Kunden genutzt.

Soweit möglich, waren wir bemüht, eine sichere und zuverlässige Website für unsere Benutzer zu entwickeln. Sie erklären sich jedoch damit einverstanden, dass Ihre Verwendung des Internets und unserer Website in jeder Hinsicht auf Ihr eigenes Risiko erfolgt und wir für die Sicherheit der über das Internet übertragenen personenbezogenen Daten weder verantwortlich noch haftbar sind. Alle Ihnen zugewiesenen Passwörter und Benutzernamen sind geheim zu halten und dürfen ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung keinen anderen Personen bekannt gegeben werden. Sie dürfen in E-Mails oder einer sonstigen Kommunikation über das Netzwerk keine falsche Identität verwenden und keinen Versuch eines unbefugten Zugriffs oder Einblicks in das Konto eines anderen Benutzers oder in ein anderes System unternehmen bzw. sich an einem solchen Versuch beteiligen.

Übergriffe

Sollten wir von einem Angriff auf Ihre Daten Kenntnis erhalten oder erfahren, dass ein unbefugter Zugriff auf unsere Systeme und Kontrollen mit Auswirkungen auf die Sicherheit Ihrer Daten stattgefunden hat, werden wir ohne ungebührliche Verzögerung die Dienststelle des Datenschutzbeauftragten (Information Commissioner’s Office) und Sie benachrichtigen.

Subject Access Requests

Sie haben das Recht, den Zugang zu einer Kopie Ihrer von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen. Dies wird auch als „Subject Access Request“ (Zugangsbegehren der betroffenen Person) bezeichnet. Diese Informationen werden Ihnen kostenlos zur Verfügung gestellt. Falls ein solcher Antrag jedoch offenkundig unbegründet oder unverhältnismäßig ist oder wiederholt eingereicht wird, können wir eine Antwort verweigern oder eine angemessene Gebühr erheben. Wir werden diese Informationen nach Möglichkeit in einer strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Form, z. B. als CSV- oder PDF-Datei, zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können Sie personenbezogene Daten mühelos und auf sichere Weise ohne Beschränkung ihrer Nutzbarkeit von einer IT-Umgebung in eine andere übermitteln, kopieren oder übertragen. Sofern möglich, werden wir diese Informationen per Remote-Zugriff einem sicheren Selbstbedienungssystem übergeben, z. B. unserem Kundenkontenbereich, der Ihnen dann den direkten Zugriff auf Ihre Daten ermöglichen würde.

Wenn Sie ein Subject Access Request einreichen möchten, wenden Sie sich bitte in schriftlicher Form an unser Compliance-Team unter folgender Adresse:

Das Datenschutzgesetz gewährt Ihnen das Recht auf den Zugang zu gespeicherten Daten über Ihre Person. Ihr Zugangsrecht kann in Übereinstimmung mit dem Gesetz geltend gemacht werden. Sie können Informationen unter der E-Mail-Adresse security@meetingzone.com oder telefonisch unter + 44 20 2002 2200 anfordern.

Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens aber binnen eines Monats nach ihrem Eingang beantworten.

Berichtigen oder Aktualisieren von personenbezogenen Daten

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht auf Berichtigung. Sie können uns auch über eventuelle Änderungen in Kenntnis setzen. Wir werden nach Möglichkeit auch alle Dritten informieren, denen wir die fraglichen personenbezogenen Daten bekannt gegeben haben, damit diese ihre Unterlagen berichtigen können.

Wir werden Ihren Antrag normalerweise innerhalb eines Monats beantworten. Diese Frist kann im Falle eines besonders komplexen Berichtigungsantrags aber auf zwei Monate verlängert werden.

Widerruf der Einwilligung

Wenn wir Ihre Daten verarbeiten und für als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Ihre Einwilligung geltend machen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung in das Erfassen, Verarbeiten und Speichern dieser Daten durch uns jederzeit zu widerrufen. Sollten Sie Ihre Einwilligung zu widerrufen wünschen, bestätigen Sie dies bitte durch eine schriftliche Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten:

Compliance Officer

Das Datenschutzgesetz gewährt Ihnen das Recht auf den Zugang zu gespeicherten Daten über Ihre Person. Ihr Zugangsrecht kann in Übereinstimmung mit dem Gesetz geltend gemacht werden. Sie können Informationen unter der E-Mail-Adresse security@meetingzone.com oder telefonisch unter + 44 20 2002 2200 anfordern.

Bitte beachten Sie, dass MeetingZone nach einem solchen Widerruf eventuell nicht mehr in der Lage ist, den Vertrag, den Sie mit uns abgeschlossen haben, zu erfüllen. Dies führt zu einer Einstellung unserer Dienstleistungen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung vor ihrem Widerruf.

Wir verwenden Cookies, um für Sie eine optimale Nutzung unserer Website zu ermöglichen. Wenn Sie ohne Änderung Ihrer Einstellungen fortfahren gehen wir davon aus, dass Sie Cookies von unserer Website empfangen möchten. Ihre Einstellung den Empfang von Cookies betreffend können Sie hier jederzeit ändern.
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